Protection des dates personnelles

1. À propos de nous

1.1 Bienvenue dans la politique de confidentialité de la société Rodos Cars. Nous respectons votre vie privée et nous engageons à protéger vos données personnelles. La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont nous protégeons vos données en tant que client et vous met à jour sur vos droits et la protection prévue par la loi. Notre société est responsable de la collecte, de la gestion et du traitement de vos données personnelles.

1.2 Vous bénéficiez de tous les droits garantis par le Règlement (UE) 2016/679 et par l’ensemble de la législation européenne et nationale pertinente. Nous traiterons vos données personnelles strictement dans le cadre légal.

Nous utiliserons vos données personnelles lorsque :

nous avons votre consentement explicite ;
nous devons exécuter le contrat que nous allons conclure ou que nous avons déjà conclu avec vous ;
cela est dicté par nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) dans la mesure où vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas ;
nous devons nous conformer à des obligations légales ou réglementaires ;
la loi l’exige.

2. Pourquoi nous traitons vos données personnelles

Nous traitons toute donnée personnelle que vous nous avez fournie volontairement, pour laquelle nous avons obtenu votre consentement, lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat entre nous ou lorsque des mesures doivent être prises à votre demande avant la conclusion du contrat. Ces finalités incluent : la location de voitures à des tiers, avec ou sans chauffeur, la vente de voitures à des tiers (en gros ou au détail), la location de camions et de fourgonnettes avec ou sans chauffeur.

3. Catégories d’informations collectées

Nous sommes habilités à collecter, traiter, stocker et transmettre différents types de données personnelles, que nous classons comme suit :

Données d’identité comprenant le nom et prénom (dénomination commerciale pour les entreprises individuelles), les prénoms de la mère et du père, la date de naissance, la carte d’identité (numéro, dates de délivrance/expiration et lieu de délivrance) ou le passeport (numéro, dates de délivrance/expiration et lieu de délivrance), le titre de séjour, le permis de conduire valide (numéro, dates de délivrance/expiration et lieu de délivrance).
Données de contact comprenant l’adresse du domicile, l’e-mail et les numéros de téléphone.
Données financières comprenant le numéro d’identification fiscale, le numéro de compte bancaire, les coordonnées de la carte de paiement, l’indication d’exonération de TVA, l’activité (pour les sociétés), le centre des impôts (pour les sociétés), le siège (pour les entreprises individuelles).
Notations de crédit et documents juridiques (pour les sociétés).

Nous ne collectons pas de données personnelles sensibles dans aucune de nos activités ou pays d’opération, à l’exception de vos données de santé, que nous recueillons avec votre consentement en cas de blessure lors d’un accident de la route, uniquement pour les transmettre à la compagnie d’assurance qui couvre notre véhicule.

4. Comment nous collectons vos données

Nous collectons vos données personnelles sous forme numérique ou papier chaque fois que vous utilisez nos services, lorsque ceux-ci sont fournis directement par nous dans les points de service client ou dans d’autres lieux où notre société opère légalement. Nous collectons également vos données lorsque vous utilisez nos sites web, nos services téléphoniques ou nos applications mobiles, ainsi que notre e-mail professionnel. Tout utilisateur/client peut naviguer sur notre site web sans fournir aucune information personnelle. Des informations sur notre politique en matière de cookies sont disponibles sur le site de notre société.

Nous collectons les données personnelles des clients ou des conducteurs lors de la réservation d’une location de voiture de courte ou longue durée ou lors de la vente d’un véhicule, telles que le nom, l’adresse, le téléphone, le permis de conduire, les coordonnées de la carte bancaire, le numéro d’identification fiscale, etc. (comme précisé au paragraphe 3).
Nous pouvons collecter des données personnelles avec votre consentement de plusieurs manières, telles que des appels téléphoniques, des contacts avec le service client, des sites web et d’autres sources, comme indiqué ci-dessus.

5. Durée de conservation de vos données personnelles

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à toute obligation légale ou comptable.

Pour déterminer la durée de conservation, nous examinons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice en cas d’utilisation ou de divulgation non autorisée, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données et la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, dans le respect de la législation en vigueur.

Les données fiscales du client sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la date d’émission de chaque document fiscal, afin d’être mises à disposition, le cas échéant, des autorités fiscales dans les délais prévus. Toute donnée pertinente pour l’établissement, l’exercice et la défense de droits en justice de la Société ou d’un tiers devant toute juridiction ou autorité administrative compétente est conservée pendant une période débutant à la naissance de la créance et allant jusqu’à vingt (20) ans, ou plus longtemps jusqu’à l’expiration du délai de prescription et la clôture de tout litige bilatéral. La Société peut conserver les données personnelles du client après la réalisation des finalités de collecte et de traitement si cela constitue une obligation légale prévue par une disposition applicable.

6. Protection de vos données personnelles

Nous avons mis en œuvre toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de sécuriser et protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou frauduleuse, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès illicites et toute autre forme de traitement non autorisé.

7. Destinataires de vos données

Notre société garantit qu’elle ne transmettra, ne partagera ni ne cédera vos données à des tiers (autres que ceux mentionnés dans le présent document) pour quelque raison ou usage que ce soit, sauf si la législation en vigueur l’exige ou si cela est requis par des organismes ou autorités publics/judiciaires. Seul le personnel strictement nécessaire de la Société, tenu à une obligation de confidentialité, aura accès à vos données personnelles ; il en va de même pour nos partenaires qui respectent nos directives, sont alignés sur le Règlement (UE) 2016/679 et traitent vos données en tant que responsables conjoints ou en tant que sous-traitants pour notre compte et conformément à nos instructions.

À titre indicatif, les destinataires de vos données sont :

les compagnies d’assurance collaborant avec notre Société ;
les utilisateurs partenaires de nos logos et, le cas échéant, de nos systèmes (franchisés). Des informations pertinentes figurent sur le site web de notre Société ;
les sociétés de location de voitures (en Europe ou ailleurs) faisant partie du système international de location et gérant les réservations, avec lesquelles nous partageons des informations relatives à notre activité ;
les cabinets de commissaires aux comptes contrôlant les états financiers de notre Société ;
les sociétés partenaires fournissant une assistance routière aux conducteurs utilisant les véhicules de notre Société ;
les sociétés partenaires dans le domaine de la location de voitures ;
les prestataires de services juridiques (avocats, cabinets) défendant les intérêts de notre Société ;
les autorités et organismes publics (Police, Garde côtière, Sapeurs-pompiers, Service forestier, Police militaire, etc.).

8. Comment nous nous assurons que les (sous-)traitants respectent vos données

Les sous-traitants intervenant pour notre compte ont convenu avec la Société et se sont contractuellement engagés :

à respecter la confidentialité ;
à ne pas transmettre vos données à des tiers ;
à mettre en place des mesures de sécurité ;
à se conformer au cadre juridique relatif à la protection des données personnelles, et en particulier au Règlement (UE) 679/2016 (RGPD) ;
à être informés et à respecter l’ensemble des lois et règlements applicables à la protection des données personnelles.

Dans l’exécution de leurs fonctions, les sous-traitants peuvent recourir à d’autres personnes dites sous-traitants ultérieurs. Dans ce cas, le responsable du traitement les a autorisés à réaliser tout ou partie des opérations de traitement. Par conséquent, les sous-traitants ultérieurs ont les mêmes obligations et droits que les sous-traitants initiaux, comme exposé dans la présente politique, et assument l’entière responsabilité à l’instar du sous-traitant.

9. Vos droits

Vous avez le droit de :

demander l’accès à vos données personnelles (« demande d’accès du sujet ») ;
demander la rectification des données personnelles détenues par la société ;
demander l’effacement de vos données personnelles, sous réserve des délais prévus au paragraphe 5 ;
vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque vous estimez que vos droits et libertés fondamentaux sont violés ;
demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
demander la portabilité de vos données personnelles vers vous-même ou vers un tiers ;
retirer votre consentement si vous constatez et pouvez démontrer qu’il n’est plus licite.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits ci-dessus, veuillez nous contacter.

10. Comment exercer vos droits

Pour toute précision relative à la présente politique de confidentialité, y compris pour toute demande d’exercice de vos droits, vous pouvez nous écrire à : dpo@rodoscars.gr ou à l’adresse : Rodos Cars - DPO, Eykalipton str, 85102 Rhodes.

11. Frais

Aucun paiement ne vous sera demandé pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l’un de vos autres droits). Toutefois, nous nous réservons le droit de réclamer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou abusive.

12. Informations que nous pouvons exiger

Nous sommes en droit de vous demander certains éléments afin de vérifier votre identité et de garantir votre droit d’accès à vos données personnelles (ou l’exercice de tout autre droit). Il s’agit d’une mesure de sécurité qui assure que vos données personnelles ne seront pas accessibles par des personnes non autorisées. Nous pouvons également vous contacter pour obtenir des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer le délai de réponse.

13. Délai de réponse

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il se peut que nous ayons besoin de plus de temps si la demande est particulièrement complexe ou si vous avez soumis plusieurs demandes. Le cas échéant, vous en serez informé.

14. Comment vous serez informé des modifications de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique et d’apporter tout changement aux informations précédemment fournies, dans les limites de la loi. En cas de modifications substantielles de la politique ou de la manière dont nous utilisons vos données personnelles, nous publierons les mises à jour de la présente politique sur notre site web, où vous pourrez prendre connaissance de tout changement. Il est précisé que ces changements prendront effet à compter du jour de leur publication dans la politique de confidentialité modifiée sur le site officiel de la Société www.rodoscars.gr. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la politique afin de rester informé de la protection de vos données.