Protezione dei dati personali

1. Chi siamo

1.1 Benvenuti nell’informativa sulla privacy della società Rodos Cars. Rispettiamo la vostra privacy e ci impegniamo a proteggere i vostri dati personali. La presente informativa spiega come tuteliamo i vostri dati in qualità di cliente e fornisce aggiornamenti sui vostri diritti e sulla protezione prevista dalla legge. La nostra società è responsabile della raccolta, gestione e trattamento dei vostri dati personali.

1.2 Avete diritto a tutte le tutele garantite dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa europea e nazionale applicabile. Tratteremo i vostri dati personali rigorosamente nel rispetto del quadro normativo.

Utilizzeremo i vostri dati personali quando:

• abbiamo il vostro consenso esplicito;
• dobbiamo eseguire il contratto che stiamo per stipulare o che abbiamo già stipulato con voi;
• lo richiedono i nostri interessi legittimi (o quelli di terzi), a condizione che i vostri interessi e diritti fondamentali non prevalgano;
• dobbiamo conformarci a obblighi di legge o regolamentari;
• è richiesto dalla legge.

2. Perché trattiamo i vostri dati personali

Trattiamo qualsiasi dato personale che ci avete fornito volontariamente, per il quale abbiamo ottenuto il vostro consenso, quando è necessario per l’esecuzione del contratto tra noi o quando occorre adottare misure su vostra richiesta prima della conclusione del contratto. Tali finalità comprendono: noleggio di autovetture a terzi con o senza conducente, vendita di autovetture a terzi (all’ingrosso o al dettaglio), noleggio di camion e furgoni con o senza conducente.

3. Categorie di informazioni raccolte

Siamo autorizzati a raccogliere, trattare, conservare e trasmettere diversi tipi di dati personali, che classifichiamo come segue:

• Dati identificativi comprendenti nome e cognome (denominazione per ditte individuali), nomi della madre e del padre, data di nascita, carta d’identità (numero, date di rilascio/scadenza e luogo di rilascio) o passaporto (numero, date di rilascio/scadenza e luogo di rilascio), permesso di soggiorno, patente di guida valida (numero, date di rilascio/scadenza e luogo di rilascio).
• Dati di contatto comprendenti indirizzo di residenza, e-mail e numeri di telefono.
• Dati finanziari comprendenti codice fiscale/partita IVA, numero di conto bancario, dati della carta di pagamento, indicazione di esenzione IVA, attività (per le società), ufficio delle imposte (per le società), sede (per ditte individuali).
• Valutazioni del merito creditizio e documenti legali (per le società).

Non raccogliamo dati personali sensibili in nessuna delle nostre attività o Paesi di operatività, ad eccezione dei vostri dati sanitari, che acquisiremo con il vostro consenso in caso di infortunio da incidente stradale, esclusivamente per trasmetterli alla compagnia assicurativa che copre il nostro veicolo.

4. Come raccogliamo i vostri dati

Raccogliamo i vostri dati personali in formato digitale o cartaceo ogni volta che utilizzate i nostri servizi, quando tali servizi sono forniti direttamente da noi presso i punti di assistenza clienti o in altri luoghi in cui la nostra società opera legalmente. Raccogliamo inoltre i vostri dati quando utilizzate i nostri siti web, i nostri servizi telefonici o le applicazioni mobili e la nostra e-mail aziendale. Qualsiasi utente/cliente può navigare nel nostro sito senza fornire informazioni personali. Informazioni sulla nostra politica dei cookie sono disponibili sul sito della società.

• Raccogliamo i dati personali di clienti o conducenti durante la prenotazione di noleggi a breve o lungo termine o la vendita di un’auto, quali nome e cognome, indirizzo, telefono, patente di guida, dati della carta di credito, codice fiscale/partita IVA, ecc. (come specificato al paragrafo 3).
• Possiamo raccogliere dati personali con il vostro consenso in vari modi, come chiamate telefoniche, contatti con l’assistenza clienti, siti web e altre fonti, come sopra indicato.

5. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali

Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per le quali sono stati raccolti, inclusa l’osservanza di eventuali obblighi legali o contabili.

Per determinare il periodo di conservazione, valutiamo quantità, natura e sensibilità dei dati personali, il rischio potenziale di danno derivante da uso o divulgazione non autorizzati, le finalità del trattamento e se possiamo conseguirle con altri mezzi, nel rispetto della normativa vigente.

I dati fiscali del cliente sono conservati per dieci (10) anni dalla data di emissione di ciascun documento fiscale, per essere messi a disposizione, se richiesto, delle autorità fiscali entro i termini previsti. Qualsiasi dato pertinente all’instaurazione, esercizio e difesa di pretese legali della Società o di terzi dinanzi a qualsiasi autorità giudiziaria o amministrativa competente è conservato per un periodo che decorre dalla nascita della pretesa e fino a venti (20) anni o più a lungo fino alla prescrizione e alla conclusione di eventuali controversie bilaterali. La Società può conservare i dati personali del cliente anche dopo il conseguimento delle finalità di raccolta e trattamento se ciò costituisce un obbligo legale previsto da norme applicabili.

6. Protezione dei vostri dati personali

Abbiamo adottato tutte le misure organizzative e tecniche appropriate per mettere in sicurezza e proteggere i vostri dati personali da distruzione accidentale o fraudolenta, perdita accidentale, alterazione, diffusione o accesso illecito e qualsiasi altra forma di trattamento non autorizzato.

7. Destinatari dei vostri dati

La nostra società garantisce che non trasferirà, condividerà o cederà i vostri dati a terzi (salvo quanto indicato nel presente documento) per qualsiasi motivo o uso, a meno che ciò non sia imposto dalla normativa vigente o richiesto da enti/autorità pubbliche o giudiziarie. Solo il personale strettamente necessario della Società, vincolato da obblighi di riservatezza, avrà accesso ai vostri dati personali; lo stesso vale per i nostri partner che seguono le nostre istruzioni, sono allineati al Regolamento (UE) 2016/679 e trattano i vostri dati quali contitolari o in qualità di responsabili del trattamento per nostro conto e secondo le nostre direttive.

A titolo esemplificativo, i destinatari dei vostri dati sono:

• le compagnie assicurative che collaborano con la nostra Società;
• gli utilizzatori partner dei nostri loghi e, a seconda dei casi, dei nostri sistemi (franchisee). Informazioni pertinenti sono disponibili sul sito web della Società;
• le società di noleggio auto (in Europa o altrove) che fanno parte del sistema internazionale di autonoleggio e gestiscono le prenotazioni, con le quali condividiamo informazioni relative alla nostra attività;
• le società di revisione legale dei conti che controllano i bilanci della nostra Società;
• le società partner che forniscono assistenza stradale ai conducenti dei veicoli della nostra Società;
• le società partner nel settore dell’autonoleggio;
• i fornitori di servizi legali (avvocati, studi legali) che tutelano gli interessi della nostra Società;
• le autorità e gli enti pubblici (Polizia, Guardia Costiera, Vigili del Fuoco, Corpo Forestale, Polizia Militare, ecc.).

8. Come garantiamo che responsabili e sub-responsabili rispettino i vostri dati

I responsabili del trattamento che operano per nostro conto hanno concordato con la Società e si sono impegnati contrattualmente a:

• mantenere la riservatezza;
• non trasferire i vostri dati a terzi;
• adottare misure di sicurezza;
• conformarsi al quadro giuridico in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, al Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR);
• essere informati e rispettare tutte le leggi e i regolamenti pertinenti in materia di protezione dei dati personali.

Nell’esecuzione dei loro compiti, i responsabili possono avvalersi di altri soggetti, detti sub-responsabili. In tal caso, il titolare del trattamento li avrà autorizzati a svolgere tutte o parte delle operazioni di trattamento. Di conseguenza, i sub-responsabili hanno gli stessi obblighi e diritti dei responsabili, come illustrato nella presente informativa, e assumono piena responsabilità allo stesso modo del responsabile.

9. I vostri diritti

Avete il diritto di:

• richiedere l’accesso ai vostri dati personali (“richiesta di accesso dell’interessato”);
• richiedere la rettifica dei dati personali detenuti dalla società;
• richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, nei limiti temporali previsti al paragrafo 5;
• opporsi al trattamento dei vostri dati personali quando ritenete che i vostri diritti e libertà fondamentali siano violati;
• richiedere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali;
• richiedere la portabilità dei vostri dati personali a voi o a un terzo;
• revocare il consenso qualora constatiate e possiate dimostrare che non è più lecito.

Se desiderate esercitare uno dei diritti sopra indicati, vi preghiamo di contattarci.

10. Come esercitare i vostri diritti

Per qualsiasi chiarimento relativo alla presente informativa sulla privacy, inclusa ogni richiesta di esercizio dei vostri diritti, potete scriverci a: dpo@rodoscars.gr oppure all’indirizzo: Rodos Cars - DPO, via Eykalipton, 85102 Rodi.

11. Costi

Non vi verrà richiesto alcun pagamento per accedere ai vostri dati personali (o per esercitare qualsiasi altro vostro diritto). Tuttavia, ci riserviamo il diritto di addebitare un importo ragionevole se la vostra richiesta è manifestamente infondata, ripetitiva o abusiva.

12. Informazioni che potremmo richiedere

Abbiamo il diritto di chiedervi alcune informazioni per verificare la vostra identità e garantire il vostro diritto di accesso ai dati personali (o l’esercizio di qualsiasi altro diritto). Si tratta di una misura di sicurezza che assicura che i vostri dati personali non siano accessibili a soggetti non autorizzati. Possiamo inoltre contattarvi per richiedere informazioni ulteriori relative alla vostra richiesta, al fine di accelerare i tempi di risposta.

13. Tempi di risposta

Ci adoperiamo per rispondere a tutte le richieste legittime entro un mese. Potremmo aver bisogno di più tempo se la richiesta è particolarmente complessa o se avete presentato più richieste. In tal caso, ne sarete informati.

14. Come sarete informati delle modifiche alla presente informativa

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente informativa e di apportare cambiamenti alle informazioni precedentemente fornite, nei limiti di legge. In caso di variazioni sostanziali dell’informativa o del modo in cui utilizziamo i vostri dati personali, pubblicheremo gli aggiornamenti sul nostro sito web, dove potrete prendere visione di ogni modifica. Si precisa che tali cambiamenti avranno effetto dal giorno della loro pubblicazione nell’informativa sulla privacy aggiornata sul sito ufficiale della Società www.rodoscars.gr. Vi invitiamo a consultare regolarmente l’informativa per rimanere aggiornati sulla protezione dei vostri dati.