Ochrona prywatności danych

1. O nas

1.1 Witamy w polityce prywatności firmy Rodos Cars. Szanujemy Twoją prywatność i zobowiązujemy się do ochrony Twoich danych osobowych. Niniejsza polityka prywatności informuje o tym, w jaki sposób chronimy Twoje dane jako klienta oraz przedstawia Twoje prawa i ochronę wynikającą z przepisów prawa. Nasza firma odpowiada za gromadzenie, zarządzanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych.

1.2 Przysługują Ci wszystkie prawa gwarantowane przez Rozporządzenie (UE) 2016/679 oraz właściwe przepisy prawa europejskiego i krajowego. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe ściśle zgodnie z przepisami.

Twoje dane osobowe wykorzystujemy, gdy:

• posiadamy Twoją wyraźną zgodę,
• musimy wykonać umowę, którą mamy zawrzeć lub już zawarliśmy z Tobą,
• wymaga tego nasz prawnie uzasadniony interes (lub interes osoby trzeciej), o ile Twoje interesy i podstawowe prawa nie mają pierwszeństwa,
• musimy spełnić obowiązki prawne lub regulacyjne,
• wymaga tego prawo.

2. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe

Przetwarzamy wszelkie dane osobowe przekazane nam dobrowolnie, na które uzyskaliśmy Twoją zgodę, gdy jest to niezbędne do wykonania łączącej nas umowy lub gdy na Twoje żądanie należy podjąć działania przed zawarciem umowy. Cele te obejmują: wynajem samochodów osobom trzecim z kierowcą lub bez, sprzedaż samochodów osobom trzecim (hurtowo lub detalicznie), wynajem samochodów ciężarowych i furgonetek z kierowcą lub bez.

3. Kategorie gromadzonych informacji

Jesteśmy uprawnieni do zbierania, przetwarzania, przechowywania i przekazywania różnych kategorii danych osobowych, które klasyfikujemy następująco:

• Dane identyfikacyjne obejmują imię i nazwisko (nazwę firmy dla działalności jednoosobowych), imiona rodziców, datę urodzenia, dowód osobisty (numer, daty wydania/ważności oraz miejsce wydania) lub paszport (numer, daty wydania/ważności oraz miejsce wydania), zezwolenie na pobyt, ważne prawo jazdy (numer, daty wydania/ważności oraz miejsce wydania).
• Dane kontaktowe obejmują adres zamieszkania, e-mail i numery telefonów.
• Dane finansowe obejmują NIP, numer rachunku bankowego, dane karty płatniczej, informację o zwolnieniu z VAT, rodzaj działalności (dla spółek), urząd skarbowy (dla spółek), siedzibę (dla działalności jednoosobowych).
• Oceny wiarygodności kredytowej i dokumenty prawne (dla spółek).

Nie zbieramy wrażliwych danych osobowych w żadnej z naszych działalności ani krajów, w których działamy, z wyjątkiem danych o stanie zdrowia pozyskiwanych za Twoją zgodą w przypadku obrażeń w wypadku drogowym – wyłącznie w celu przekazania ich ubezpieczycielowi pojazdu.

4. Jak zbieramy Twoje dane

Zbieramy Twoje dane osobowe w formie cyfrowej lub papierowej za każdym razem, gdy korzystasz z naszych usług, gdy są one świadczone bezpośrednio przez nas w punktach obsługi klienta lub w innych miejscach legalnej działalności firmy. Zbieramy również dane, gdy korzystasz z naszych stron internetowych, usług telefonicznych lub aplikacji mobilnych oraz z firmowej poczty e-mail. Każdy użytkownik/klient może przeglądać naszą stronę bez podawania jakichkolwiek danych osobowych. Informacje o naszej polityce plików cookie znajdują się na stronie internetowej firmy.

• Zbieramy dane osobowe klientów lub kierowców podczas rezerwacji wynajmu krótkoterminowego lub długoterminowego bądź przy sprzedaży pojazdu, takie jak imię i nazwisko, adres, telefon, prawo jazdy, dane karty kredytowej, NIP itp. (zgodnie z pkt 3).
• Możemy gromadzić dane osobowe za Twoją zgodą na różne sposoby, m.in. poprzez rozmowy telefoniczne, kontakt z obsługą klienta, strony internetowe i inne źródła, jak wyżej.

5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe

Przechowujemy Twoje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym w celu wypełnienia obowiązków prawnych lub księgowych.

Ustalając okres przechowywania, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych, potencjalne ryzyko szkody wynikające z nieuprawnionego użycia lub ujawnienia, cele przetwarzania oraz możliwość osiągnięcia tych celów innymi środkami, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dane podatkowe klienta są przechowywane przez okres dziesięciu (10) lat od daty wystawienia każdego dokumentu podatkowego, aby w razie potrzeby udostępnić je organom podatkowym w przewidzianych terminach. Dane istotne dla ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń prawnych Spółki lub osoby trzeciej przed właściwymi sądami lub organami administracyjnymi przechowuje się przez okres od powstania roszczenia do dwudziestu (20) lat, a nawet dłużej – do upływu przedawnienia i zakończenia ewentualnych sporów. Spółka może przechowywać dane osobowe klienta po realizacji celów ich zbierania i przetwarzania, jeśli stanowi to nasz prawny obowiązek wynikający z odpowiednich przepisów.

6. Ochrona Twoich danych osobowych

Wdrożyliśmy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zabezpieczenia i ochrony danych osobowych przed niezamierzonym lub oszukańczym zniszczeniem, przypadkową utratą, zniekształceniem, bezprawnym ujawnieniem lub dostępem oraz innymi formami nieuprawnionego przetwarzania.

7. Odbiorcy Twoich danych

Nasza firma gwarantuje, że nie będzie przekazywać, udostępniać ani odstępować Twoich danych innym podmiotom (z wyjątkiem wskazanych w niniejszym dokumencie) z jakiegokolwiek powodu lub w jakimkolwiek celu, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub instytucje/ organy publiczne bądź sądowe. Dostęp do Twoich danych osobowych będzie mieć wyłącznie niezbędne minimum personelu Spółki, zobowiązane do zachowania poufności, a także nasi partnerzy, którzy stosują się do naszych wytycznych, są zgodni z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 i przetwarzają Twoje dane jako współadministratorzy lub podmioty przetwarzające w naszym imieniu i zgodnie z naszymi instrukcjami.

Przykładowi odbiorcy Twoich danych:

• towarzystwa ubezpieczeniowe współpracujące z naszą Spółką,
• partnerzy korzystający z naszych znaków towarowych i – w razie potrzeby – naszych systemów (franczyzobiorcy). Stosowne informacje znajdują się na stronie Spółki,
• wypożyczalnie samochodów (w Europie lub poza nią) należące do międzynarodowego systemu wynajmu i obsługujące rezerwacje, z którymi dzielimy się informacjami dotyczącymi naszej działalności,
• firmy audytorskie badające sprawozdania finansowe Spółki,
• firmy partnerskie świadczące pomoc drogową kierowcom korzystającym z pojazdów Spółki,
• firmy partnerskie w branży wynajmu samochodów,
• dostawcy usług prawnych (adwokaci, kancelarie) reprezentujący interesy Spółki,
• organy i instytucje publiczne (Policja, Straż Przybrzeżna, Straż Pożarna, Służba Leśna, Żandarmeria Wojskowa itp.).

8. Jak zapewniamy poszanowanie danych przez podmioty przetwarzające i podwykonawców

Podmioty przetwarzające działające w naszym imieniu uzgodniły z nami i zobowiązały się umownie do:

• zachowania poufności,
• nieprzekazywania Twoich danych stronom trzecim,
• stosowania środków bezpieczeństwa,
• przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia (UE) 679/2016 (RODO),
• zapoznania się i stosowania wszystkich właściwych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Wykonując swoje obowiązki, podmioty przetwarzające mogą korzystać z usług innych osób – podwykonawców. W takim przypadku administrator upoważnia ich do realizacji całości lub części operacji przetwarzania. Podwykonawcy mają więc takie same obowiązki i prawa jak podmioty przetwarzające, zgodnie z niniejszą polityką, oraz ponoszą pełną odpowiedzialność na równi z nimi.

9. Twoje prawa

Przysługują Ci prawa do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych („wniosek o dostęp do danych”),
• żądania sprostowania danych osobowych przechowywanych przez Spółkę,
• żądania usunięcia danych osobowych – z zastrzeżeniem terminów wskazanych w pkt 5,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy uznasz, że narusza ono Twoje podstawowe prawa i wolności,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• żądania przeniesienia danych osobowych do Ciebie lub do strony trzeciej,
• wycofania zgody, jeżeli stwierdzisz i wykażesz, że nie jest już zgodna z prawem.

Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z nami.

10. Jak skorzystać ze swoich praw

W celu uzyskania wyjaśnień dotyczących niniejszej polityki prywatności, w tym wniosków o realizację Twoich praw, napisz do nas na adres: dpo@rodoscars.gr lub na adres pocztowy: Rodos Cars - DPO, ul. Eykalipton, 85102 Rodos.

11. Opłaty

Nie pobieramy opłat za dostęp do Twoich danych osobowych (ani za skorzystanie z innych praw). Zastrzegamy jednak prawo do pobrania rozsądnej opłaty, jeśli Twój wniosek będzie oczywiście bezzasadny, powtarzający się lub nadużywający prawa.

12. Jakie informacje możemy wymagać

Możemy poprosić o określone dane w celu weryfikacji Twojej tożsamości i zapewnienia prawa dostępu do danych (lub skorzystania z innych praw). Jest to środek bezpieczeństwa zapobiegający dostępowi osób nieuprawnionych do Twoich danych. Możemy również skontaktować się w celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących Twojego wniosku, aby przyspieszyć odpowiedź.

13. Termin odpowiedzi

Dokładamy starań, aby odpowiadać na wszystkie zasadne wnioski w ciągu miesiąca. Czas ten może się wydłużyć, jeśli wniosek jest szczególnie złożony lub jeśli złożyłeś kilka wniosków. W takim przypadku zostaniesz o tym poinformowany.

14. Jak będziesz informowany o zmianach niniejszej polityki

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki i wprowadzania modyfikacji w uprzednio przekazanych informacjach w granicach prawa. W przypadku istotnych zmian polityki lub sposobu wykorzystania Twoich danych osobowych opublikujemy aktualizacje na naszej stronie internetowej, gdzie będziesz mógł zapoznać się z wszelkimi zmianami. Zmiany obowiązują od dnia ich publikacji w zaktualizowanej polityce prywatności na oficjalnej stronie Spółki www.rodoscars.gr. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z polityką, aby być na bieżąco w zakresie ochrony danych.